Generative KI ist im Arbeitsalltag angekommen. Mitarbeitende nutzen Werkzeuge zur Texterstellung, Recherche, Übersetzung und Kommunikation, oft ohne formelle Freigabe und ohne klare Regeln. Was als private Produktivitätshilfe beginnt, wird schnell zum betrieblichen Standard, den niemand beschlossen hat.

Aus arbeitsrechtlicher Sicht entsteht dadurch ein Regelungsvakuum mit realen Risiken. Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung für den Schutz von Geschäftsgeheimnissen, Kundendaten und Personendaten, auch wenn der Abfluss über ein frei zugängliches KI-Werkzeug geschieht. Die Treuepflicht der Mitarbeitenden (Art. 321a OR) hilft im Nachhinein wenig, wenn vorher niemand gesagt hat, was erlaubt ist.

Drei Fragen gehören darum in jedes Unternehmen: Erstens, welche Werkzeuge sind für welche Aufgaben freigegeben, und wer entscheidet über neue? Zweitens, welche Daten dürfen eingegeben werden, und welche unter keinen Umständen? Drittens, wie werden KI-Ergebnisse kontrolliert, bevor sie gegenüber Kunden, Behörden oder intern verwendet werden?

Das Weisungsrecht des Arbeitgebers (Art. 321d OR) ist das richtige Instrument dafür. Eine KI-Nutzungsrichtlinie legt Freigaben, verbotene Eingaben, Kontrollpflichten und Zuständigkeiten fest und macht Verstösse arbeitsrechtlich greifbar, von der Ermahnung bis zur Kündigung in schweren Fällen. Ohne Richtlinie bleibt oft nur die Diskussion darüber, was «selbstverständlich» hätte sein müssen.

Zu kurz greift dabei das reine Verbot. Wer KI-Werkzeuge pauschal untersagt, verliert Produktivität und treibt die Nutzung in den Schatten, wo weder Kontrolle noch Schulung stattfinden. Die bessere Praxis: wenige freigegebene Werkzeuge, klare Datenregeln, dokumentierte Schulung und eine Anlaufstelle für neue Anwendungsfälle.

Seit August 2026 kommt für Unternehmen mit EU-Bezug eine weitere Ebene hinzu: Die EU-KI-Verordnung verlangt unter anderem ausreichende KI-Kompetenz der Mitarbeitenden, die mit den Systemen arbeiten. Eine saubere interne Richtlinie mit Schulungsnachweis erfüllt gleich zwei Zwecke, arbeitsrechtlich und regulatorisch.

Unsere kostenlose Vorlage einer KI-Nutzungsrichtlinie deckt den Standardfall ab. Für die Anpassung an Branche, Datenkategorien und bestehende Reglemente unterstützen wir Sie gerne, ebenso bei der heiklen Frage, was mit den bereits entstandenen Schattennutzungen geschehen soll.